SchuldHub voor gemeenten

Wat uw gemeente krijgt

SchuldHub heeft vier onderdelen voor uw medewerkers. Elk onderdeel werkt alleen voor uw eigen gemeente.

Dashboard met anonieme cijfers

Vier fases: bereik, zelf aan de slag, contact met schuldeisers en hulp van de gemeente. Daarbij een trend over 12 maanden, de redenen waarom schuldeisers afwijzen en cijfers per 1.000 inwoners. U drukt een jaarkaart af of exporteert naar CSV.

Inwoners uitnodigen

Een medewerker vult een e-mailadres in. De inwoner krijgt een mail met een persoonlijke link. U ziet de status: uitgenodigd, aangemeld of ingetrokken. U kunt een uitnodiging opnieuw sturen of intrekken.

Meekijken met toestemming

Kiest een inwoner voor meekijken, dan ziet uw medewerker het dossier, alleen om te lezen. U kunt notities maken, de inwoner een bericht sturen en het dossier overdragen aan een collega.

Werklijst met termijnen

Elke melding heeft een uiterste reactiedatum. Bij spoed rekent SchuldHub met 3 werkdagen, anders met 4 weken. Meldingen met spoed staan bovenaan.

Afscherming van de cijfers

Uw gemeente ziet cijfers van de vorige maand. Aantallen onder de 5 laten wij weg. Zijn er minder dan 10 inwoners in SchuldHub, dan ziet u geen aantallen. Bedragen tonen wij pas vanaf 10 dossiers, afgerond op € 10.000. Zo zijn de cijfers niet te herleiden tot één inwoner.

Wat de inwoner doet

1. Maakt een account en kiest de gemeente. Een e-mailadres is genoeg. SchuldHub vraagt geen BSN. De inwoner krijgt een persoonlijke code (SH-....) om hulp te vragen zonder naam.
2. Zet de schulden op een rij. De inwoner vult schuldeisers, bedragen, inkomsten en uitgaven in. SchuldHub maakt een aflosplan. Overheidsschulden krijgen een groter deel. Boetes en schulden die niet minder kunnen worden, vallen buiten de verdeling.
3. Vraagt schuldeisers om een regeling. De inwoner stuurt zelf, in eigen naam, een verzoek om een overzicht van het openstaande bedrag of een voorstel. De schuldeiser reageert via een beveiligde link.
4. Vraagt hulp als dat nodig is. Aan het SchuldHub-team, aan de gemeente of bij Geldfit. Dat kan ook zonder dat de gemeente meekijkt.
5. Kiest zelf of de gemeente meekijkt. Voor 6 of 12 maanden. De inwoner stopt met één klik en ziet in SchuldHub wie het dossier heeft bekeken en wanneer.

Meekijken: toestemming en termijnen

De inwoner geeft toestemming met een vakje dat niet is voorgevinkt. De tekst legt uit wat u ziet, waarom, hoe lang en hoe de inwoner stopt. SchuldHub legt het tijdstip en de versie van de tekst vast. Weigeren heeft geen gevolgen. Het recht op hulp van de gemeente hangt er niet van af.

U ziet het volledige dossier, met alle berichten tussen de inwoner en de schuldeisers. Uw medewerker kan niets aanpassen en niets namens de inwoner versturen. Stopt de inwoner, dan ziet u het dossier direct niet meer. Wat u al in uw eigen administratie heeft vastgelegd, valt onder uw eigen regels en bewaartermijnen.

Termijnen uit de Wgs

De Wgs noemt termijnen voor het eerste gesprek met de inwoner (artikel 4). Bij een bedreigende situatie is dat binnen 3 werkdagen. Dat zijn een gedwongen ontruiming, het einde van de levering van gas, elektriciteit, stadsverwarming of water, en de opzegging of ontbinding van de zorgverzekering. In andere gevallen is het binnen 4 weken nadat de inwoner zich tot het college wendt.

Vraagt een inwoner via het meekijken om hulp, dan kan dat gelden als zich wenden tot het college. Uw werklijst toont daarom een uiterste datum: 3 werkdagen bij spoed, anders 4 weken. SchuldHub telt ook beslag, een deurwaarder en geen geld voor eten als spoed, zodat u die meldingen snel ziet. De wet noemt die niet als bedreigende situatie.

Na het eerste gesprek geeft het college een beschikking, binnen de termijn uit uw eigen verordening. Die termijn is hooguit 8 weken (artikel 4a). SchuldHub neemt zelf geen besluiten volgens de Wgs. Dat blijft bij uw gemeente.

Beveiliging en logboek

Wij hebben SchuldHub ingericht langs de maatregelen van de BIO2 voor toegang, wachtwoorden en logging. Een volledige toets en een certificering staan nog open. Lees daarover onder Eerlijk over de stand van zaken.

Inloggen en toegang

• Tweede inlogstap. Medewerkers loggen in met een wachtwoord van minimaal 12 tekens en een code uit een app. Zonder die code ziet niemand gegevens. De server controleert dit bij elke vraag.
• Alleen op uitnodiging, op naam. Er zijn geen groepsaccounts. De eerste beheerders maakt het SchuldHub-team aan, na een getekend contract. Daarna voegt uw beheerder collega's toe, alleen met een e-mailadres van uw eigen domein.
• Drie rollen. Alleen cijfers. Cijfers en meekijken. Beheer van medewerkers en beveiliging. Een beheerder kan geen dossiers bekijken, tenzij die ook mag meekijken. U kunt instellen dat een medewerker alleen dossiers ziet die aan hem of haar zijn toegewezen.
• Opnieuw een code bij gevoelige handelingen. Bijvoorbeeld bij het openen van een dossier, een export of het wijzigen van medewerkers. Na 20 minuten zonder activiteit logt de pagina uit. Een sessie duurt hooguit 10 uur.
• Telefoon kwijt? Het SchuldHub-team reset de tweede inlogstap pas nadat het heeft teruggebeld op het nummer van uw gemeente. Medewerkers die 90 dagen niet inloggen, worden automatisch uitgeschakeld. Staat een medewerker daarna nog 90 dagen uit, dan verwijderen wij de gegevens van de medewerker.
• Optioneel een lijst met toegestane IP-adressen voor uw gemeente.

Logboek en inzicht

• Logboek dat alleen kan worden aangevuld. Elke handeling van een medewerker komt erin. Elke regel is met de vorige verbonden, zodat achteraf aanpassen opvalt. Uw beheerder bekijkt en exporteert het logboek van uw gemeente.
• Inzicht voor de inwoner. De inwoner ziet in SchuldHub wie het dossier heeft bekeken en wanneer.
• Bewaartermijn. Wij bewaren het logboek 24 maanden. Gegevens over incidenten bewaren wij 36 maanden.

Scheiding en afscherming

• Alleen uw eigen gemeente. Elke vraag aan het systeem is beperkt tot uw gemeente. Medewerkers van een andere gemeente zien niets.
• Geen BSN. SchuldHub heeft geen veld voor een BSN.
• Eerlijke cijfers. Kleine aantallen zijn afgeschermd, zie hierboven.
• Uitnodigingen zonder reactie. Reageert een inwoner niet op een uitnodiging? Dan wissen wij 3 maanden nadat de uitnodiging is verlopen het e-mailadres en de naam. Heeft u geen einddatum gekozen? Dan verloopt de uitnodiging 12 maanden na het laatste versturen. Trekt u hem in? Dan telt het moment van intrekken. Er blijft alleen een telling zonder naam of e-mailadres over. Die telling gebruikt SchuldHub voor uw cijfers.

Waar staan de gegevens?

Wij zeggen het liever vooraf: de gegevens staan nu niet volledig in Nederland of de EU.

Supabase is een Amerikaans bedrijf. Daarom kan ook bij een Europese regio Amerikaanse wetgeving een rol spelen. Wij nemen dat als restrisico mee in de DPIA. Voor het sociaal domein gelden vaak strengere eisen aan de locatie, bijvoorbeeld verwerking binnen de EU.

Wij willen de database en het versturen van e-mail naar een EU-regio en een Europese aanbieder verplaatsen. Dat is nog niet gebeurd. Wat wij doen en wanneer, maken wij met u af in het contract. Alle aanbieders, locaties en doelen staan op de pagina Subverwerkers. Een wijziging van aanbieder melden wij vooraf.

Inkoop, contract en privacy

• GIBIT 2025. Wij zijn bereid de GIBIT 2025 als basis voor de overeenkomst te gebruiken. Niet alle onderdelen zijn al ingevuld: lees Eerlijk over de stand van zaken. Onze eigen algemene voorwaarden gelden voor inwoners, niet voor uw gemeente.
• VNG Standaard Verwerkersovereenkomst. Voor het uitnodigen, de cijfers en het meekijken is SchuldHub verwerker van uw gemeente. Voor het dossier van de inwoner is SchuldHub zelf verantwoordelijk.
• DPIA. Wij werken mee aan uw DPIA en leveren de gegevens die u daarvoor nodig heeft: gegevensstromen, bewaartermijnen en subverwerkers.
• Datalek. Een (vermoedelijk) datalek melden wij binnen 24 uur, zoals de verwerkersovereenkomst vraagt.
• Export en einde van het contract. U exporteert uw gegevens zelf, als CSV of JSON. Stopt het contract, dan houdt u toegang om uw gegevens op te halen. Inwoners houden hun account. Hoe lang zij SchuldHub daarna nog gratis kunnen gebruiken, leggen wij vast in het contract.
• Proef. U kunt beginnen met een proef. U nodigt dan zelf testinwoners uit. De rest van uw inwoners ziet SchuldHub pas als u live gaat.
• Prijs. Op deze pagina noemen wij geen prijs. Vraag een demo aan, dan bespreken wij een voorstel.
• Toegankelijkheid en meldingen. Wij werken naar WCAG 2.1 AA toe. Lees de toegankelijkheidsverklaring. Een kwetsbaarheid meldt u via de pagina Kwetsbaarheid melden.

Eerlijk over de stand van zaken

SchuldHub is een jonge dienst. Dit is nog niet afgerond:

• een onafhankelijke pentest en een toegankelijkheidsaudit door een externe partij;
• een ISO 27001-certificaat of een derdenverklaring;
• afspraken over back-up, beschikbaarheid en een acceptatieomgeving, zoals de GIBIT die vraagt;
• de verhuizing van database en e-mail naar een EU-regio;
• de DPIA voor onze eigen verwerking.

Zonder certificaat vragen wij u om onze maatregelen zelf te beoordelen. Wij beantwoorden uw vragen daarover graag in de demo. U kunt dit meewegen in uw inkoopbesluit.

Vragen van beleid, inkoop, FG en CISO